Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – это инструмент для тайм-менеджмента и организации задач, а также структура производительности, определения приоритетов и управления временем. Разработана, чтобы помочь определить приоритеты в списке задач или пунктов повестки дня, сначала классифицируя эти пункты в соответствии с их срочностью и важностью.

Этот подход, также называемый матрицей решений Эйзенхауэра, ящиком Эйзенхауэра или матрицей срочно-важных, состоит из рисования квадрата с четырьмя квадратами с осью X, обозначенной срочно и не срочно, и осью Y, обозначенной «важно» и «не важно».

Как составить матрицу

1. Прочертите матрицу, как показано на рисунке. В ней показано 2 примера: один для рабочих, другой для личных задач.
2. Затем сгруппируйте элементы в своем списке в одно из четырех полей, при этом поле «Срочно и важно» в верхнем левом углу требует немедленных действий.

Какова история матрицы Эйзенхауэра?

Сам президент Дуайт Эйзенхауэр разработал концепцию того, что позже будет называться Матрицей Эйзенхауэра. Он использовал это, чтобы помочь ему расставить приоритеты и решить многие важные проблемы, с которыми он столкнулся в качестве генерала армии США, затем в качестве верховного главнокомандующего силами НАТО и, в конечном итоге, в качестве президента Соединенных Штатов.

Спустя десятилетия автор Стивен Кови популяризировал концепцию Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В результате работы Кови матрица Эйзенхауэра стала широко используемой структурой управления временем и принятия решений в бизнесе.

Ниже приведен образец коробки Эйзенхауэра, взятый из другой книги Кови «Первые дела прежде всего».

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

После того, как вы нарисовали свою матрицу Эйзенхауэра (тут классный шаблон в Миро), у вас будет четыре пустых поля, два на два. Это позволит вам разделить ваши дела на одно из четырех возможных описаний:

• Первый квадрант (вверху слева): срочно и важно. Это Сделать.
• Второй квадрант (верхний правый): важно, но не срочно. Это Отложить.
• Третий квадрант (нижний левый): не важно, но срочно. Это Делегировать.
• Четвертый квадрант (нижний правый): ни важно, ни срочно. Это Удалить/Не делать.

По словам эксперта по продуктивности Джеймса Клира, вы можете понять элементы в каждом из четырех квадрантов с помощью этой простой структуры: делай, решай, делегируй и не делай (или удаляй).

Выполните задания из квадранта 1.

Это как срочные, так и важные вопросы, и поэтому они требуют немедленных действий.

Пункты этого квадранта обычно включают кризисные ситуации и проблемы со сроками. Одним из примеров, как объясняет Кови в приведенном выше примере «Матрицы Эйзенхауэра», может быть пожар на вашей кухне.

Решите, когда выполнять задачи из квадранта 2.

Это важные проблемы, но они не являются срочными и поэтому не требуют немедленных действий. Итак, это те элементы, которые вы захотите запланировать на более позднее время.

Пункты квадранта 2 обычно представляют собой задачи или проекты, которые могут помочь вам лично или профессионально или помочь вашему бизнесу в достижении долгосрочной цели.

Делегируйте задачи в квадранте 3.

Это срочные вопросы, которые всплывают и требуют немедленного внимания. Но поскольку они не нужны, они не обязательно требуют вашего времени, и поэтому они могут передать их кому-то другому.

Примерами таких элементов могут быть запросы о помощи от коллег или электронные письма с пометкой «срочно». Если содержание этих прерываний не достигает вашего уровня важности, делегируйте их другим.

Удалите элементы в квадранте 4.

Эти элементы в вашей матрице Эйзенхауэра не являются важными или срочными, поэтому в большинстве случаев вы можете удалить их из своего списка.

Пункты квадранта 4 включают прокрутку через Facebook, проверку Twitter или игры. Эти задачи подходят, если у вас есть время или вам нужен перерыв от более важных и срочных дел, но они не должны вытеснять их из вашего списка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра для управления временем

Хотя матрица Эйзенхауэра в первую очередь является средством определения приоритетов, она предлагает аналогичные преимущества для выяснения того, как отдельные лица или группы должны проводить свое время. Однако мы можем тратить время на множество задач с минимальным воздействием. Матрица Эйзенхауэра признает это и вместо этого помогает людям максимально использовать время, которое у них есть.

Например, вопросы в квадранте 1 являются срочными, поэтому они должны немедленно привлечь ваше внимание. Решив эти вопросы и сначала вычеркнув их из списка, вы не пропустите то, что было наиболее актуальным и важным. Только после того, как все в первом квадранте будет завершено – или продвинуто как можно дальше на данный момент, – ваш взгляд будет блуждать в другом месте.